দলিলাদি অফিসিয়াল এবং অফিসের পরিবেশে একটি সাধারণ প্রক্রিয়া। এটিকে সহজ বলে মনে হচ্ছে এমন সত্ত্বেও, বিশেষ বিধি রয়েছে যা নথিগুলি সেলাই এবং তাদের সম্পাদনের নিয়ম নির্ধারণ করে। এবং এই বিধিগুলি জানা উচিত যাতে টেন্ডারে বা সংরক্ষণাগারগুলিতে প্রেরিত নথিগুলি আরও প্রক্রিয়াজাতকরণ এবং পরিবর্তনের জন্য ফিরে না আসে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
ঝলকানোর পরে নথির সুরক্ষা নিশ্চিত করার পাশাপাশি সেগুলি সঠিক ক্রমে সংরক্ষণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য, তালিকাটি বাদে সমস্ত শিটগুলি অবশ্যই নম্বরযুক্ত থাকতে হবে। ডকুমেন্টগুলি কালানুক্রমিক বা বর্ণানুক্রমিক ক্রমে ফাইল করা হয়। নেস্টেড শিটগুলির সাথে খামগুলি নেস্টেড শিটগুলির আগে নাম্বার করা হয়। খালি শিটগুলি মামলা থেকে বাদ দেওয়া হয় এবং নম্বর ছাড়াই ধ্বংস করা হয়।
ধাপ ২
উপরের থেকে নীচে পর্যন্ত একটি সাধারণ পেন্সিল দিয়ে কেস শিটগুলি নাম্বার করুন, পাঠ্যের উপর প্রভাব ছাড়াই প্রতিটি শীটের উপরের ডান কোণে সংখ্যাগুলি রেখে দিন। উপরের বাম কোণে পিছনে নম্বর ফটো এবং গ্রাফিক্স।
ধাপ 3
নথিতে যদি কয়েকটি শিট থেকে আটকানো কোনও মানচিত্র থাকে তবে এগুলিকে এক শীট হিসাবে সংখ্যায়িত করুন, যা আঠাতে শীটের সংখ্যা নির্দেশ করে। নম্বর শেষে, একটি পৃথক শীট একটি শংসাপত্র চিঠি লিখুন। এতে শিটের সংখ্যা এবং স্বতন্ত্র নথির বৈশিষ্ট্যগুলি, পাশাপাশি তাদের শারীরিক অবস্থা নির্দেশ করুন।
পদক্ষেপ 4
তদতিরিক্ত, দস্তাবেজগুলির দায়েরকৃত সেটগুলির জন্য অবশ্যই একটি তালিকা তৈরি করতে হবে। ইনভেন্টরি শিটগুলি নম্বর করবেন না Do ইনভেন্টরিতে নথির নাম লিখুন, জায়ের তারিখ লিখুন, নথিগুলির সেটের উদ্দেশ্য নির্ধারণ করে এমন একটি টিকা লিখুন এবং পত্রকের সংখ্যা বিবেচনায় রেখে সমস্ত নথিও তালিকাভুক্ত করুন। ইনভেন্টরির শেষে, প্রবর্তকের নাম, উপাধি এবং পৃষ্ঠপোষক প্রবেশ করান।
পদক্ষেপ 5
প্রতিটি মামলার প্রচ্ছদটির আকার 229x324 মিমি হওয়া উচিত। মামলার প্রথম এবং শেষ শীটে, সেলাইয়ের আগে পাতলা পিচবোর্ডের স্ট্রিপগুলি স্টিক করুন। এই রেখাচিত্রমালা দিয়ে একটি কর্ড পাস হয়। কেসটি সম্পূর্ণ করতে সিলিকেট আঠালো ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 6
মার্জিনগুলির বাম প্রান্তে, পাঠ্য ক্ষেত্রটি স্পর্শ না করে, একে অপরের থেকে 3 সেন্টিমিটার দূরত্বে শীটের পুরো উচ্চতা বরাবর একটি বার্তা বা গর্ত পঞ্চের সাথে তিনটি ছিদ্র তৈরি করুন। সেলাইয়ের জন্য, সেলাই থ্রেড বা ব্যাঙ্ক সুতা এবং একটি সেলাই সুই ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 7
কিটটি শক্তিশালী তা নিশ্চিত করতে ডকুমেন্টটি দু'বার সেলাই করুন। শেষ শীটের পিছনের মাঝের ছিদ্র থেকে থ্রেডের শেষগুলি টানুন এবং এগুলি একটি গিঁটে বেঁধে দিন। আশ্বাসযুক্ত শিলালিপি সহ মামলায় একটি স্টিকার লাগান, এটি সিল করে এবং সমাবেশটি বন্ধ করুন।
পদক্ষেপ 8
থ্রেডের প্রান্তটি বিনামূল্যে ছেড়ে দিন। শংসাপত্রের লেবেলে অবশ্যই পরিচালক এবং প্রতিষ্ঠানের সিলের স্বচ্ছ এবং স্বাক্ষরযোগ্য স্বাক্ষর বহন করতে হবে।
